Kế hoạch xây dựng phòng kinh doanh

Xây dựng quy chế phòng kinh doanh

Quy chế phòng kinh doanh là gì?

Quy chế là văn bản có chứa quy phạm pháp luật hoặc quy phạm xã hội do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ban hành, quy chế theo một trình tự, thủ tục nhất định, có hiệu lực đối với các thành viên thuộc phạm vi điều chỉnh của quy chế.

Quy chế là quy phạm điều chỉnh các vấn đề như chế độ chính sách, công tác nhân sự, quyền hạn, tổ chức hoạt động…quy chế đưa ra những yêu cầu mà các thành viên thuộc phạm vi điều chỉnh của quy chế cần đạt được và mang tính nguyên tắc.

Lợi ích của việc xây dựng quy chế mang lại

• Nếu cơ cấu tổ chức của mỗi doanh nghiệp là “phần cứng” thì quy chế nội bộ của doanh nghiệp chính là “phần mềm” của của tổ chức đấy, quy chế này được xác định nhằm giúp bộ máy doanh nghiệp hoạt động nhịp nhàng, hiệu quả theo đúng định hướng chiến lược.
• Xây dựng quy chế tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý nội bộ Công ty. Thông qua các quy định của quy chế nội bộ mọi người trong tổ chức, các nhóm, đơn vị, bộ phận trong công ty có thể biết được trách nhiệm, nhiệm vụ và quyền hạn của mình đảm bảo việc thực hiện và vận hành toàn hệ thống trở nên trơn tru, không bị chồng chéo hoặc đùn đẩy cho nhau.
• Quy chế công ty giúp việc quản lý dễ dàng và tiết kiệm thời gian, điều hành công ty của ban giám đốc. Thay vì phải “chỉ tay năm ngón”, việc ban hành quy chế nội bộ cho từng nhóm nhân viên cũng có sức mạnh to lớn như lời nói.
• Quy chế trông doanh nghiệp giúp quản lý tốt các nguồn lực của công ty. Các quy định nội bộ về tài chính, thu nhập, chi phí, tiền lương, tiền thưởng cho người lao động cũng là công cụ quản lý vốn hữu hiệu như các quy chế tài chính kế toán. Tiêu chuẩn nhân viên cũng là vũ khí để bảo vệ nguồn nhân lực, đưa đúng người vào đúng việc, đúng năng lực để nuôi dưỡng thế mạnh và tiềm năng của mỗi nhân viên.
• Các quy định nội bộ giúp đảm bảo văn hóa ứng xử và môi trường làm việc trong công ty là văn minh, lịch sự, thân thiện, kỷ luật nhưng thoải mái, do các quy chế này trực tiếp thiết lập quy tắc ứng xử,, cách ăn mặc, mối quan hệ với đồng nghiệp,.. được nâng cao. Hình ảnh của công ty trong mắt khách hàng lên một tầm cao mới.
• Quy chế nội bộ cũng là một cách để các công ty xây dựng bản sắc riêng của mình. Pháp luật không quy định nội dung và hình thức của quy chế nội bộ nên mỗi công ty có thể xây dựng một hệ thống quy chế nội bộ. Bộ quy chế có màu sắc riêng miễn là tuân thủ các quy định của pháp luật và luật định.

Phân công, phân nhiệm theo vị trí công việc

Phòng kinh doanh được phân chia công việc cho nhân viên, mỗi nhân viên đảm nhiệm một nhiệm vụ khác nhau. Đối với phòng kinh doanh thường có các bộ phận như sau:

Mô tả công việc từng vị trí

Vị trí trong phòng kinh doanh

Phòng kinh doanh còn được xem là bộ mặt của doanh nghiệp, do đó được đầu tư và xây dựng một cách bài bản. Phòng kinh doanh thường có 6 vị trí chuyên biệt, mỗi vị trí làm một nhiệm vụ khác nhau:

• Giám đốc kinh doanh
• Trưởng phòng kinh doanh
• Nhân viên tạo khách hàng tiềm năng
• Nhân viên kinh doanh
• Nhân viên quản lý khách hàng
• Nhân viên chăm sóc khách hàng

Lợi ích của bản mô tả vị trí công việc

Bản mô tả công việc giúp người quản lý có cơ sở để giao việc, theo dõi tiến độ, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên.

Bản mô tả công việc giúp nhân viên đánh giá được mức độ phù hợp của bản thân.

Bản mô tả công việc là cơ sở để người lao động hiểu rõ mục tiêu, chức năng và nhiệm vụ các yêu cầu của vị trí, các quyền và trách nhiệm đi kèm với việc chấp nhận vị trí đó

Công việc của Giám đốc kinh doanh

Trách nhiệm chính của Giám đốc Kinh Doanh là xác định và điều chỉnh hoạt động kinh doanh để tăng trưởng và lợi nhuận, cũng như xây dựng cơ sở hạ tầng và quy trình tăng trưởng hiệu quả. Đội ngũ kinh doanh được Giám đốc kinh doanh hướng dẫn trong việc xây dựng, thực hiện và đánh giá các quyết định về hoạt động kinh doanh trong công ty.

Công việc của Trưởng phòng kinh doanh

Là Trưởng phòng kinh doanh, bạn sẽ chịu trách nhiệm quản lý, giám sát và đảm bảo hiệu quả công việc của bộ phận để đảm bảo đạt được tiến độ và chỉ tiêu công việc. Đồng thời, trưởng bộ phận chịu trách nhiệm chính trong việc báo cáo công khai, chức vụ, thu nhập hoặc chi phí với giám đốc, bạn cũng chịu trách nhiệm về việc tuyển dụng, đào tạo và quản lý nguồn nhân lực.

Nhân viên tạo khách hàng tiềm năng

Nhóm nhân viên tạo khách hàng tiềm năng là tạo ra các khách hàng tiềm năng mới thông qua việc trao đổi qua cuộc gọi, email và lưu trữ, thu thập và sắp xếp thông tin liên quan đến khách hàng một cách khoa học.

Như vậy, bạn phải có kế hoạch và tổ chức một loạt các sự kiện và chương trình khuyến mãi để thu hút khách hàng quan tâm đến dịch vụ và sản phẩm của công ty bạn, chẳng hạn như: bài đăng trên blog, chương trình khuyến mãi giảm giá, sự kiện tư vấn miễn phí, …

Nhân viên kinh doanh

Cầu nối quan trọng giữa công ty và khách hàng chính là nhân viên kinh doanh. Họ phải giới thiệu, tư vấn và thuyết phục khách hàng sử dụng các dịch vụ và sản phẩm liên quan của công ty.

Do đó yêu cầu tối thiểu đối với nhân viên kinh doanh là tìm hiểu thông tin, chất lượng của sản phẩm và khiến cho khách hàng quan tâm đến sản phẩm.

Nhân viên quản lý khách hàng

Quản lý khách hàng (Account Executive), được hiểu đơn giản là người chịu trách nhiệm tiếp xúc, thuyết phục và giới thiệu sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng tiềm năng. Giống như nhân viên bán hàng, vai trò này yêu cầu nhân viên hướng dẫn khách hàng trực tiếp trong quá trình sử dụng sản phẩm và viết đánh giá sau khi kết thúc.

Nhân viên chăm sóc khách hàng

Đại diện cho doanh nghiệp và nhân viên dịch vụ khách hàng chịu trách nhiệm tiếp nhận và giải quyết các vướng mắc, nghi ngờ và khiếu nại của khách hàng về dịch vụ đã cung cấp.

Mục tiêu là mang đến cho khách hàng trải nghiệm tốt nhất. Nhân viên chăm sóc khách hàng phải thu thập thông tin, nhu cầu và các vấn đề từ khách hàng. Khách hàng. để nâng cao chất lượng dịch vụ. Đồng thời cần giới thiệu các sự kiện, ưu đãi của công ty để tăng cường nhận biết và sử dụng sản phẩm.

Xây dựng KPI cho phòng kinh doanh

Sẽ có những KPI riêng cho bộ phận kinh doanh, cụ thể là nhân viên kinh doanh để đánh giá hiệu quả công việc. Tùy theo loại hình kinh doanh mà áp dụng KPIs cho bộ phận cho phù hợp. Dưới đây là những KPI quan trọng thường được lãnh đạo công ty áp dụng cho bộ phận kinh doanh.

Sale Target (Doanh thu mục tiêu): Số liệu này thường được cung cấp vào đầu năm, quý hoặc tháng để bộ phận bán hàng sử dụng làm mục tiêu cho công việc. Cần phải tính đến tổng thu nhập thực tế gần đây. Chỉ số này giúp các nhà quản lý có thể đánh giá doanh số bán hàng trong một khoảng thời gian của phòng kinh doanh và hướng tới mục tiêu cải thiện hiệu quả công việc của nhân viên của phòng kinh doanh.

Monthly Sales Growth (Tăng trưởng doanh số hàng tháng): Tỷ lệ này nhằm đo lường mức độ tăng hoặc giảm doanh số bán hàng so với tháng trước. Thông qua chỉ tiêu này, người quản lý phòng kinh doanh có thể nắm được tình hình bán hàng. Nhanh chóng đưa ra những quyết định và điều chỉnh kịp thời nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty.

Average Profit Margin (Tỷ suất lợi nhuận trung bình): đây là chỉ số KPI giúp cho nhân viên kinh doanh ước tính biên lợi nhuận dựa trên loại sản phẩm và dịch vụ chính xác mà họ bán cho khách hàng. Chỉ số này nên được sử dụng để giúp lực lượng bán hàng linh hoạt hơn trong việc định giá và hoàn thành đơn hàng với khách hàng.

Lead To Sale % (Tỷ lệ số đơn hàng thành công): Toàn bộ phận kinh doanh rà soát lại toàn bộ quá trình làm việc nhờ chỉ số này nhằm đưa ra phương thức bán hàng phù hợp nhất.

Ngoài ra chỉ số này còn cho biết có nên chốt hợp đồng trong tương lai và những thông điệp hay thông tin ưu đãi gửi đến khách hàng có ảnh hưởng tích cực hay không? Chỉ số này cần được đánh giá và thảo luận thường xuyên để đưa ra được những phương thức bán hàng và chốt đơn hàng thật sự hiệu quả.

Average Purchase Value (Giá trị mua hàng trung bình): Số liệu này được sử dụng để đo giá trị trung bình của mỗi đơn đặt hàng. Số liệu này cho phép nhân viên xác định giá trị định lượng cho mỗi cơ hội tiềm năng.

Retention and Churn Rates (Tỷ lệ giữ chân khách hàng và tỷ lệ hủy đơn hàng): Chỉ số này giúp nhà quản lý xác định năng lực và hiệu quả của đại diện bán hàng tại từng lĩnh vực của công ty. Nhân viên kinh doanh có nhiệm vụ chốt giao dịch và đảm bảo rằng khách hàng luôn hài lòng với sản phẩm / dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp.

Sales Per Rep (Số lượng đơn hàng trên mỗi nhân viên bán hàng): Chỉ tiêu này giúp nhà quản lý nắm bắt được số lượng đơn hàng thành công đối với mỗi nhân viên bán hàng, từ đó đánh giá hiệu quả công việc của từng nhân viên bán hàng. KPI này rất hữu ích giúp các nhà quản lý có thể xây dựng đội ngũ bán hàng chất lượng hơn, xác định điểm mạnh, điểm yếu của từng nhân viên và đưa ra những chỉ tiêu phù hợp hơn.

Khung năng lực từng vị trí

Giám đốc kinh doanh

• Có khả năng hoạch định, đưa ra kế hoạch kinh doanh phù hợp
• Dự báo được tình hình thị trường và lên kế hoạch bán hàng
• Quản lý tốt nhân viên và đội ngũ sale
• Có khả năng tạo dựng, duy trì và phát triển các mối quan hệ trong kinh doanh
• Có khả năng đàm phán
• Có khả năng ứng biến linh hoạt khi xảy ra những vấn đề bất ngờ

Trưởng phòng kinh doanh

• Tốt nghiệp đại học trở lên chuyên ngành kinh tế hoặc những chuyên ngành có liên quan
• Có nhiều kinh nghiệm làm việc, ít nhất 2 năm
• Có khả năng phân tích và nhạy bén với những cơ hội thị trường và có nhiều mối quan hệ xã hội.
• Cần cố hiểu biết sâu rộng về kinh doanh và marketing;
• Có kinh nghiệm trong mảng Sale và tiếp thị
• Có khả năng tổ chức sự kiện, tổ chức hội thảo, quản lý và điều hành tốt các thành viên trong team
• Có khả năng giao tiếp tốt với khách hàng, luôn năng động và sáng tạo trong công việc
• Có khả năng ứng biến linh hoạt trong công việc như làm việc cá nhân và làm việc theo nhóm
• Có khả năng chịu áp lực tốt với cường độ công việc cao
• Có quan điểm làm việc rõ ràng và luôn định hướng cho bản thân với những mục tiêu rõ ràng trong công việc

Nhóm nhân viên tìm kiếm những khách hàng tiềm năng

• Biết cách lập kế hoạch chi tiết để tìm kiếm khách hàng tiềm năng
• Biết cách tổ chức cuộc họp, hội thảo để tìm kiếm khách hàng
• Thành thạo ngôn ngữ tiếng anh
• Không ngừng nỗ lực, cố gắng và kiên trì với công việc của mình
• Tận dụng các mối quan hệ xã hội để tìm kiếm khách hàng tiềm năng

Nhân viên kinh doanh

• Kỹ năng giao tiếp với khách hàng, với các bộ phận
• Có khả năng phán đoán
• Có khả năng nghiên cứu thị trường theo từng giai đoạn
• Làm việc nhóm tốt và ăn ý với đồng nghiệp
• Có kỹ năng đàm phán
• Có khả năng thuyết trình, diễn giải để thuyết phục khách hàng
• Kỹ năng giải quyết các khúc mắc và các vấn đề phát sinh

Nhân viên quản lý khách hàng

• Nhân viên quản lý khách hàng tốt là người có kỹ năng lắng nghe và biết tiếp nhận vấn đề một cách tốt nhất
• Luôn lắng nghe vấn đề từ khách hàng và lên kế hoạch thay đổi những sai phạm, giải quyết một cách ổn thỏa nhất
• Nhân viên quản lý khách hàng còn phải có kỹ năng làm việc nhóm tốt, phối hợp ăn ý với các thành viên trong nhóm.
• Chịu được áp lực và sức cạnh tranh của công việc

Nhân viên chăm sóc khách hàng

• Nhân viên cần có khả năng linh hoạt trong mọi vấn đề
• Có khả lắng nghe những vấn đề từ khách hàng
• Có khả năng phán đoán và nắm bắt tâm lý của khách hàng
• Có khả năng quản lý công việc và sắp xếp thời gian hợp lý
• Ngoài ra, nhân viên chăm sóc khách hàng cần có tính ham học hỏi, không ngừng đổi mới bản thân để lấy nhiều thiện cảm hơn từ khách hàng.